退職・異動で困らないための、情報整理と属人化対策

属人化は、「その人しか作業できない」ことだけではありません。

本当に困るのは、その人がいないと、どこを見ればよいか分からない状態です。

退職や異動が起きたとき、現場ではよくこんなことが起きます。

引き継ぎで困るのは、情報の置き場が見えないこと

ファイルはある。メモもある。Excelもある。

でも、最新版が分からない。判断の理由が残っていない。どの資料を見ればよいか、担当者しか知らない。

これでは、引き継ぎ資料を作っても、次の人はまた聞き直すことになります。

属人化対策は、マニュアルを増やす前に、情報の置き場をそろえることから始まります。

まず見るのは、次の3つです。

最初に整える3つ：情報の置き場・判断基準・更新責任

この3つが決まっていないと、情報は残っていても使われません。

逆に、ここがそろうと、人が変わっても仕事を追いやすくなります。

最初から全社のナレッジ管理を作る必要はありません。

まずは、問い合わせ対応、見積、請求、採用、現場日報など、引き継ぎで困りやすい業務を1つ選びます。

引き継ぎで困りやすい業務の例から、まず1つ選ぶ

その業務について、見る場所、判断基準、更新する人を決める。

それだけでも、「あの人に聞かないと分からない」は少し減らせます。

「しくみと人。」では、中小企業の現場で起きている業務改善、情報整理、属人化対策、社内外への伝え方について、取材・編集しています。

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