Excelは悪くありません。むしろ、現場に馴染んでいて、すぐ直せて、誰でも開ける。中小企業の仕事を支えている、とても実用的な道具です。
ただ、Excelが増えすぎると、別の問題が起きます。問題は「Excelを使っていること」ではなく、Excel同士が仕事の流れにつながっていないことです。
つながっていないExcelは、属人化を生む
よくあるのは、こんな状態です。
- ファイルが部署ごとに分かれている
- どれが最新版か分からない
- 列の意味を担当者しか知らない
- 入力はしているが、誰が見ているか分からない
- 会議では、結局別の資料を見て判断している
これでは、データはあるのに仕事には使われません。担当者が休む、辞める、異動する。そのたびに「どこを見ればいいですか？」から始まってしまいます。
最初に見るのは、4つだけ
Excelを捨てる前に、まず次の4つを見ます。
- 入力元：その数字や記録は、どこから来ているか
- 更新者：誰が、いつ直しているか
- 見る人：誰が、その表を見ているか
- 判断タイミング：いつ、何を決めるために使うか
この4つがつながると、Excelはただの記録ではなく、仕事の流れの中に戻ってきます。
小さなDXは、Excelを捨てることではない
最初から新しいシステムを入れなくても、できることはあります。
- 1つの台帳に寄せる
- ファイル名のルールを決める
- 更新責任を決める
- 見る指標を絞る
- 判断に使う場面を決める
小さなDXは、Excelを捨てることから始まるとは限りません。今あるExcelを、仕事の流れに戻すことから始めてもいいのです。
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編集部より
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