ChatGPTをはじめとした生成AIを、会社でも使ってみたい。
そう考える中小企業は増えています。文章の下書き、議事録の整理、メール文面の作成、情報収集、社内資料のたたき台づくり。個人で試してみると、たしかに便利です。
ただ、会社として本格的に使おうとすると、急に話が難しくなります。
「何に使っていいのか」 「どこまで情報を入れていいのか」 「間違っていたら誰が確認するのか」 「そもそも、何ができるようになると組織として良いのか」
生成AIの相談では、ツールの使い方より前に、こうした整理が必要になることが少なくありません。
この記事では、生成AIを導入する前に考えておきたい「仕事の分け方」 
について整理します。
生成AIの前に、仕事が見えているか
生成AIを使うとき、本当は、最初に決めたいのは「どのツールを使うか」ではありません。
先に見るべきなのは、会社の中にある仕事です。
たとえば、同じ「問い合わせ対応」でも、中身を分けるといくつかの作業に分かれます。
- 過去の問い合わせを探す
- 内容を分類する
- 返信文のたたき台を作る
- 顧客ごとの事情を確認する
- 最終的な回答を決める
- 社外へ送る
このうち、AIが手伝いやすいものもあれば、人が判断した方がよいものもあります。
大切なのは、「問い合わせ対応をAIに任せる」と大きく考えすぎないことです。仕事を小さく分けて、AIが補助できる作業と、人が責任を持って判断する仕事を分けていきます。
AIに任せやすいのは、結果を確認しやすい作業
AIに任せやすいのは、結果を確認しやすく、やり直しもしやすい作業です。
たとえば、文章の要約、議事録の整理、長い資料から論点を抜き出す、チェックリストを作る、FAQのたたき台を作る。こうした作業は、一定のルールがあれば確認しやすく、多少直しが必要でも大きな事故になりにくい領域です。
逆に、慎重に扱いたいのは、間違えたときの影響が大きい仕事です。
契約、見積、労務、法務、医療、財務、顧客への正式回答などは、AIが出した内容をそのまま使うにはリスクがあります。AIが使えないということではありません。下書きや論点整理には使えても、最終判断を任せるべきではない、ということです。
最初に試すなら「工数が大きく、ミスの影響が小さい」作業から
生成AIをどの業務から使うか迷ったら、工数とミス影響の2つで考えると整理しやすくなります。
- 工数小 × ミス影響小：後で効率化
- 工数小 × ミス影響大：手順化・確認フロー
- 工数大 × ミス影響小：自動化・AI活用の候補
- 工数大 × ミス影響大：最優先で見直す業務
最初に試しやすいのは、ミスの影響が小さく、工数が大きい作業です。
たとえば、社内メモの整理、会議内容の要約、FAQ案の作成、資料の構成案づくり、アンケート自由記述の分類などです。多少修正が必要でも大きな事故になりにくく、しかも人の時間を食っている作業から始めると、効果を感じやすくなります。
一方で、工数が小さくてもミスの影響が大きいものは、AI任せにしない方がよいでしょう。短い社外文面でも、契約や金額、個人情報に関わるものは慎重に扱う必要があります。
社内ルールは、最初から分厚くしなくていい
生成AIの社内ルールというと、立派な規程を作らなければならないように感じるかもしれません。
もちろん、個人情報や機密情報を扱う会社では慎重なルールが必要です。国や公的機関からも、AI利用に関するガイドラインや注意喚起が出ています。
ただ、最初の一歩としては、まず次の線引きを決めるだけでも違います。
- 入れてはいけない情報
- 使ってよい業務
- 使ってはいけない業務
- AIの出力を確認する人
- 使った結果をどこに残すか
- 利用するサービスのデータの扱い
特に、個人情報、顧客情報、契約情報、社外秘の資料、未公開情報は、入力してよいかを曖昧にしない方が安全です。
そして、AIの出力は「答え」ではなく「たたき台」として扱う。これも最初に共有しておきたい考え方です。
生成AI導入は、経営と現場のズレを整えること
生成AIの導入で難しいのは、経営側の期待と、現場側の実態がずれやすいことです。
経営側は「AIで効率化したい」「生産性を上げたい」と考えます。 一方で現場には、日々の作業、例外対応、ファイルの置き場所、担当者ごとの判断、紙やExcelや口頭で回っている情報があります。
この間にあるズレを見ないままAIを入れても、使う人だけが個人的に便利になるだけで、組織の仕事はあまり変わりません。
生成AI導入は、ツールを入れることではなく、経営と現場の間にある情報のズレを整えることから始まります。
何を楽にしたいのか。 どの作業なら任せられるのか。 どこは人が判断するのか。 どの情報は入れてはいけないのか。 使った結果を、どこに残すのか。
この問いに答えていくことが、会社としてAIを使う準備になります。
小さく始めるなら、1つの業務から
最初から全社で使い方を揃える必要はあり 
ません。
まずは、ミスの影響が小さく、工数が大きい作業を1つ選びます。そこで、入力してよい情報、AIに頼む作業、人が確認するところ、結果を残す場所を決めます。
うまくいったら、次の業務へ広げる。
その積み重ねの方が、いきなり大きなAI導入計画を作るより、現場に根づきやすいはずです。
生成AIを使う前に、まず仕事を分ける。 それだけで、AIに任せることと、人が大切にすべき判断が見えやすくなります。
編集部より
「しくみと人。」では、中小企業の現場で起きている業務改善、生成AI活用、情報整理、属人化対策、社内外への伝え方について、取材・編集しています。
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